Blogg: Post-it-lappar som förändringsagenter

Mitt arbete handlar ofta om att förändra och effektivisera verksamheter och organisationer. Det vill säga att få människor att arbeta annorlunda. Behovet av förändring verkar vara konstant, men i praktiken tycker jag ofta att många arbetsplatser går på i gamla hjulspår.

Vad betyder kommunikationen för att få till en förändring? Nästan allt skulle jag vilja säga. Det gäller att medarbetarna förstår vad det är som ska förändras, varför det behövs och vad som är målbilden. Vad ska de göra annorlunda och vad innebär det i praktiken?

Förr brukade jag tänka att vi skulle ta fram en kommunikationsplan med målgrupper, budskap, kanaler, planerade aktiviteter, frågor och svar. Men numera vet jag att det också gäller att få medarbetarna att processa informationen. Det vill säga att tänka själva, prata med varandra och komma till gemensamma slutsatser.

Den insikt jag har fått baseras på forskning. Att människor som får tänka själva först, och sen ha en genuin dialog med andra människor, får en bättre förståelse för det som frågan gäller. På det sättet går implementering av nya tankesätt fortare. Och vi lyckas bättre med förändringsarbetet.

Den gamla hederliga post-it-lappen är ett viktigt redskap. Ni kan till exempel ställa en fråga om hur ni ska arbeta efter förändringen. Var och en får skriva ned sina tankar. Sedan lyssna på varandra i små grupper. När ni summerar vad alla har sagt så har ni målbilden klar för vad ni ska uppnå med förändringen. Eftersom alla har bidragit, så blir det också lättare för alla att veta vad de ska göra.

Information på möten och intranät, liksom frågor och svar behövs naturligtvis också. Men för verklig förståelse och genomförande på riktigt – då kan post-it-lapparna bli ett av de viktigaste verktygen. Det är förstås inte lapparna i sig, utan att människors hjärnor får en möjlighet att tänka själva, dokumentera det som de tänkt och sedan prata med varandra.

/Ing-Marie Olofsdotter

Publicerat onsdag 19 april 2017